Documentos do cliente
Pasta por empresa, recebimento pelo portal e histórico de quem mandou o quê. O documento para de morar no grupo de WhatsApp.
O drive do escritório, organizado por empresa. Toda empresa nasce com sete pastas padrão (Pessoal, Fiscal, Contábil, Societário, Financeiro, Certificado Digital e Monitor Fiscal), e a sua equipe cria as subpastas que quiser dentro delas. Os arquivos ficam cifrados em repouso, e o que chega ao cliente é uma decisão explícita: publicar uma pasta alcança tudo que está dentro dela, e quem enxerga o conteúdo publicado de cada empresa é o cliente que você liberou, um a um. Do lado de dentro, o admin define quais pastas cada pessoa da equipe abre, com nível de ver ou de publicar. E o Controle de Obrigações e o Monitor Fiscal arquivam o comprovante e a certidão direto na pasta certa, sem ninguém subir arquivo depois.
Portal de Documentos
76 pastas · 1.204 arquivosConstrutora Horizonte Ltda
Fiscal
128 itens
Contábil
96 itens
Pessoal
214 itens
Societário
31 itens
Acessados recentemente
O que muda na prática.
Toda empresa com a mesma prateleira
Sete pastas padrão nascem junto com a empresa, por qualquer caminho de cadastro. Achar o contrato social da empresa que entrou ontem é o mesmo caminho da que está com você há dez anos.
Publicar alcança só quem você liberou
Publicar a pasta desce por tudo que está dentro dela, e o conteúdo publicado aparece para o cliente que recebeu a liberação daquela empresa. Os outros não veem.
O comprovante chega sozinho na pasta
Protocolo do Controle de Obrigações e certidão do Monitor Fiscal são arquivados pela área a que pertencem, sem ninguém arrastar arquivo depois.
A empresa já entra com as pastas
Pessoal, Fiscal, Contábil, Societário, Financeiro, Certificado Digital e Monitor Fiscal nascem com a empresa e não podem ser excluídas. Subpasta dentro delas é por sua conta.
Sua equipe sobe o que precisa
Arraste os arquivos sobre a pasta ou use o botão Enviar arquivo. Até 25 MB por arquivo, cifrado em repouso, e o mesmo documento distribuído a várias empresas ocupa espaço uma vez só.
Você decide o que sai para o cliente
Publicar uma pasta vale para tudo que está dentro dela. Na mesma janela você libera cliente por cliente, e libera pastas para a sua equipe com nível visualizar ou completo.
O cliente abre no portal dele
O que foi publicado aparece na tela Documentos do portal, com selo de novo até ele abrir. Cada visualização e cada download ficam registrados com data e hora.
Nada sai para o cliente sem alguém mandar.
O drive nasce interno. Cada pasta e cada arquivo carregam uma marca de publicado, e enquanto ela não é ligada o documento existe só para o escritório. Publicar uma pasta desce por toda a subárvore dela e ainda marca as pastas acima, para o caminho ficar navegável no portal do cliente.
Publicado não quer dizer visível para todo mundo. Quem enxerga o conteúdo publicado de uma empresa é o cliente que recebeu a liberação, um a um, na própria janela de compartilhar. Cliente vinculado à empresa mas ainda sem liberação abre a tela e lê que o escritório não liberou, em vez de achar que perdeu documento.
Do lado de dentro a conta é outra. O admin libera pastas a cada pessoa da equipe com nível visualizar ou completo, e só quem está em completo consegue publicar. As pastas padrão também respondem ao setor da pessoa: Certificado Digital tem setor próprio, então o que está nela só aparece para quem o escritório indicou.
Publicar avisa. O cliente liberado recebe notificação dentro do portal e por e-mail, o arquivo nasce marcado como novo até ele abrir, e cada abertura e cada download ficam registrados. É daí que o Controle de Obrigações preenche a coluna Recebimento do comprovante: a data, e se o cliente só viu ou se baixou.
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Padaria Sol Nascente Ltda · publicar alcança tudo que está dentro da pasta
Com acesso · 2
Rafael MenezesUsuário do escritórioCompletoCompartilhar com
Cliente vinculado à empresa mas ainda sem liberação lê que o escritório não liberou, em vez de achar que perdeu documento.
Excluir não é perder
Pasta e arquivo vão para a Lixeira e voltam de lá, a pasta com tudo que estava dentro. Esvaziar guarda uma cópia dos bytes num backup antes de remover o registro.
O que já foi entregue trava
Pasta que contém comprovante enviado ao cliente pelo Controle de Obrigações não é excluída. O sistema recusa e manda desfazer o envio na obrigação primeiro.
Pasta padrão responde ao setor
Cada uma das sete pastas está ligada a um setor, e quem não tem o setor não a enxerga. Certificado Digital tem setor próprio, liberado só a quem o escritório indicar.
Miniatura antes de baixar
O cartão mostra a primeira página do PDF ou a imagem reduzida, então dá para reconhecer o arquivo sem abrir. No portal do cliente a miniatura não tira o selo de novo.
As pastas do próprio escritório
Comercial, Gestão, Marketing e Financeiro ficam fora das empresas, para o que é interno e não vai para cliente nenhum.
Vincular à demanda
O arquivo pode apontar para a demanda que o originou, para responder depois quem fez, quando e a partir de qual pedido.
Lança IA · Documentos
Um painel que responde sobre o acervo: o que ainda não foi publicado, o que o cliente não abriu, o que está pesando no armazenamento. Ele não lê o que está escrito dentro dos arquivos, e diz isso.
A volta do cliente tem tela própria
O que o cliente manda cai em Documentos Recebidos, com descrição obrigatória, aviso à equipe e histórico por documento.
As outras telas do módulo.
Quem vê o que você publicou
A janela de compartilhar de uma pasta: o cliente liberado de um lado, a equipe do outro, cada um com o seu nível.
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Padaria Sol Nascente Ltda · publicar alcança tudo que está dentro da pasta
Com acesso · 2
Rafael MenezesUsuário do escritórioCompletoCompartilhar com
Cliente vinculado à empresa mas ainda sem liberação lê que o escritório não liberou, em vez de achar que perdeu documento.
A pasta da empresa
As sete pastas que toda empresa recebe, com a contagem de itens e o tamanho de cada uma. O cadeado marca a pasta padrão, que não pode ser excluída.
Padaria Sol Nascente Ltda
Documentos
Pastas
As sete pastas nascem com a empresa e não se excluem. Subpasta dentro delas é por sua conta.
O que o cliente vê
O portal abre só o que foi publicado para ele, com selo de novo até abrir. Aqui, três dos quatro arquivos da pasta Fiscal.
Documentos
Portal do cliente · Padaria Sol Nascente Ltda · Fiscal
São quatro arquivos na pasta e três aqui: o que ficou interno não aparece para o cliente.
A lixeira
Pasta e arquivo excluídos ficam guardados com a origem, e voltam de lá. Esvaziar arquiva uma cópia antes de remover.
Lixeira
O que foi excluído volta de onde saiu
A pasta volta com tudo que estava dentro. Esvaziar guarda uma cópia dos bytes num backup antes de remover.
Documentos do cliente já vem no plano.
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